Business Performance Management (BPM) als BI-Lösung
Speed Controlling – Strategien im eigenen Unternehmen schnell entwickeln und planen.
Datenerfassung und Buchhaltung
Nur vier Schritte zur optimalen Übersicht
Was man hat, richtig einsetzten.
Daten sind in unseren Unternehmen schon vorhanden, vor allem in der FIBU und im Datev RZ in Zusammenarbeit mit unseren Steuerberatern.
Nach Verbindung der Datev Daten durch regelmäßige Exports oder Anschluss an die DATEV Schnittstelle, werden die Daten aus den Journalen verdichtet und in eine BI konforme BWA umgewandelt. Dann werden weitere Daten je nach Bedarf, die zur Analyse gebraucht werden können, hinzugefügt. Als vierten Schritt stehen die Analyse und die Reports, welche Auskunft über die Unternehmenszahlen geben.
Alle Daten sind aufbereitet und für die Unterstützung von Entscheidungen vorhanden.
Wie es bei 80% der deutschen Unternehmen läuft.
KMU und Mittelstand
In kleinen und mittleren Unternehmen ist es gang und gäbe,
mit der eigenen Buchhaltung und dem Steuerberater und Wirtschaftsprüfer die
Unternehmenszahlen aufzubereiten und für die Steuer und Sozialkassen die
Zahlungen zu berechnen.
DATEV als Säule der Buchhaltung
Viele Unternehmen und deren Steuerberater verwenden DATEV als Software, um die FIBU zu buchen. Beliebt sind die Listen, die meist in Papierform kommen auch bei Banken und anderen finanzierenden Unternehmen, um sich ein Bild von den Zahlen der Unternehmen zu machen.
Digitalisierung des Belegtransfers nimmt immer mehr Fahrt auf
Die Belege werden immer häufiger als PDF oder gleich als Datensatz in die FIBU geliefert. Diese können online über DATEV über Unternehmen-Online eingesehen werden. Belege und Buchungen SUSAs und GuV sind im Rechenzentrum der DATEV sicher abgelegt.
BI als Enabler für Entscheidungen
Daten, schneller und aktueller Unternehmensentscheidungen digital aufbereiten
Mit der BI Lösung Speed Controlling haben Sie die Schnittstelle zum DATEV System und weiteren Unternehmensdaten und können Informationen und Planung in Echtzeit vornehmen.
Ihr Dashboard versorgt Sie mit allen wichtigen Auswertungen in grafischer und tabellarischer Form. KPIs sind immer aktuell und zeigen die Stärken und Schwächen auf. Diese Informationen machen Sie fit, um die richtigen Entscheidungen auf fundierten Daten treffen zu können.
Automatisierung liefert Daten ohne Handarbeit
Durch die Schnittstelle zu DATEV kann Speed Controlling die Daten immer aufbereiten und mit den weiteren Unternehmensdaten zu neuen Informationen verarbeiten. Diese Daten liefern wichtige Erkenntnisse über die Firma, über Abläufe und Kennziffern. Ob Umsatzerlöse, Kostenstellenanalyse oder EBIT-Marge, diese und jede andere Auswertung können im Dashboard angezeigt werden und grafisch oder tabellarisch ausgewertet werden.
Visualisierung und Periodenvergleich
Die Visualisierung mit Echtzeitdaten und Vergleichsdaten aus anderen Perioden erlaubt eine schnelle Analyse der Veränderungen. Diese Informationen können mit einem Mausklick auf die Daten aus der BWA verweisen, in denen diese bis zum Konto heruntergebrochen werden können.
Die Auswertungen lassen sich pro Monat, Quartal oder Jahr vergleichen. Die Trends und Veränderungen geben Auskunft über die Leistung verschiedener Kostenstellen.
Datenintegration verschiedener Quellen
Neben den umfangreichen Informationen aus DATEV, lassen sich die Daten vom Personalmanagement, der Warenwirtschaft oder Produktionsdaten sowie alle anderen internen und externen Quellen mit der Autowork Speed Business Intelligence Lösung verbinden. Dies erlaubt, die Daten in Beziehungen zu bringen und neue Zusammenhänge im Unternehmen zu erkennen.
Übersicht über alle aktuellen Zahlen und Zusammenhänge
Firmen können deutlich von der Erfassung und Auswertung ihrer Daten profitieren. Allerdings müssen die Informationen in geeigneter Form aufbereitet werden, ansonsten sind sie wertlos. Schon kleine aber verschiedene Datenquellen erzeugen mit dem Business KnowHow des Eigentümers oder Geschäftsführers schnell umfangreiche Kennziffern und reproduzierbare messbare Ergebnisse.
Die Unternehmensleitung, das Controlling und die Fachbereiche können über Benchmarks ihr Geschäft und ihre Prozesse überwachen und schnell Entscheidungen treffen.
Individuelle Dashboards erlauben die Daten, je nach Abteilung oder Anwendungsfall, speziell zusammen zu stellen.
Kennziffern, KPIs (Key Performance Indicators)
KPI`s erlauben den Vergleich von Zusammenhängen in Bezug auf die Zeit, Region oder andere Dimensionen, die für die Entscheider wichtig sind. Übersichtliche Graphen oder Wertetabellen zeigen die Kennziffern, die für die Unternehmensdaten wichtig sind.
Von Standard Kennziffern bis hin zu individuellen Auswertungen lassen sich wichtige Zusammenhänge darstellen und dem Management oder den relevanten Mitarbeitern zeigen.
EBIT Marge
Die EBIT-Marge (Ergebnis vor Zinsen und Steuern bzw. Operating Profit Margin) ist ein Finanz KPI zur Messung der Umsatzrentabilität, die sich aus dem operativen Gewinn im Verhältnis zum Umsatz zusammensetzt und weder Zins- und Steuereffekte noch außerordentliche Ereignisse berücksichtigt.
Durch diesen Ausschluss nicht-operativer Faktoren, lassen sich Unternehmen besser vergleichen. Die EBIT-Marge misst, wie profitabel Ihr Unternehmen wirtschaftet und zeigt an, welcher Prozentsatz vom Gesamtumsatz nach Abzug der Betriebskosten übrig bleibt.
Umsatzziele
Aus der Vergangenheit die Entwicklung vorhersehen.
Die analytischen Algorithmen können anhand von Modellen die voraussichtliche Wachstumssituation bei vergleichbaren Bedingungen voraus rechnen. Diese Indikation kann für die Planung der Folgejahre im Unternehmen herangezogen werden.
Kostenstellen und Konten
Vergleichen von Abteilungen oder Standorten zeigt die Ausprägungen der Leistung und Kosten.
Die in verschiedenen Regionen oder Märkten agierenden Unternehmensteile oder Abteilungen tragen sowohl auf Einnahmen- als auch auf Kostenseite zum Ergebnis des Unternehmens bei.
Für diese Daten könnten Konten genau verglichen werden oder auch in Summen zum Vergleich herangezogen werden. Wachstumsraten oder Performance Vergleich können schnell und übersichtlich dargestellt werden.
Die Ergebnisse können für Intensivierung oder Nachsteuern von Kosten herangezogen werden. So lassen sich die Zahlen aus der BWA und SuSa Kontogenau für User mit verschiedenen Rechten anzeigen oder ausblenden.
Betriebskostenquote
Das Verhältnis betrieblicher Aufwendungen zum Umsatz
Das Operating Expense Ratio (Betriebskostenquote) setzt sich aus den Betriebskosten Ihres Unternehmens geteilt durch seine Umsätze zusammen.
Je geringer die Betriebskosten Ihres Unternehmens im Gegensatz zum Umsatz sind, desto profitabler ist es. SpeedControlling hilft Ihnen, Ihre Betriebskosten im Detail zu analysieren und im Auge zu behalten.
Diese Kennzahlen sind beim Benchmarking Ihres Unternehmens mit Wettbewerbern nützlich und decken oft Sparpotenziale auf. Da diese Zahlen je nach Branche stark variieren, stellen Sie bitte sicher, sich nur mit Unternehmen aus der gleichen oder ähnlichen Branche zu vergleichen.
Auch Investoren interessieren sich meistens für das Operating Expense Ratio (OER), um einen Überblick davon zu bekommen, wie hoch Ihre Betriebskosten im Vergleich zum erzeugten Umsatz sind und wie sich diese im Vergleich zu Umsatzsteigerungen verhalten.
Planung der Unternehmensziele
Die Planung der Unternehmensentwicklung ist ein wichtiges Instrument um die möglichen Chancen und Risiken richtig einzuschätzen. Mit dem Bestand lassen sich einige automatische Vorhersagen treffen, wie sich eine Entwicklung darstellen könnte.
Die Daten, die die Entwicklung beeinflussen, können auch Grundlage der Planung werden. Somit können Budgets oder Forecasts von Abteilungen, oder der Unternehmensleitung, die Planzahlen mit Grundlage der vorherigen Jahre, zu einer soliden Unternehmensplanung werden.
Abbildung 11: Umsatzziele varianten
Microsoft Excel als Planungstool
Der Mittelstand ist es gewohnt die Planung mit Hilfe von Excel zu realisieren. Diese ist auch mit Speed Controlling möglich. Mit einem Plugin in Excel werden die Analysedaten aus ins Excel geladen. Dort kann dann je nach Berechtigung eine Ansicht oder eine Budgetierung oder eine ganze Planung vorgenommen werden.
Aussicht Planung
Um die Planung für die nächste Periode schnell und übersichtlich zu gestalten, können die Planungsdaten aller Konten, sowohl für Einnahmen als auch für Kosten je Konto, eingetragen werden. Die Werte können mit Ab- oder Zuschlägen aus dem Vorjahr übernommen werden, oder auch einzeln definiert werden.
Planungsworkflow
Der Workflow ermöglicht es, die Planungsdaten auch nach Zuständigkeit und Verantwortung für verschiedene Abteilungen oder Personen, planen zu lassen.
Der Planer kann dann seine Daten einreichen und vom Vorgesetzten genehmigen lassen. So lassen sich die Daten für den Planungszeitraum dezentral erstellen und freigeben.
Liquiditätsplanung der Blick in die Zukunft
Die Möglichkeiten für Unternehmen zu handeln, sind bei Liquiditätsengpässen sehr eingeschränkt. Deshalb wir die Steuerung des Unternehmens mit folgenden Aufgaben im Liquiditätsmanagement aufgestellt:
- Frühzeitiges Erkennen von Zahlungsrisiken und deren Abwehr
- Erhöhung der Liquidität
- Verringerung der Kapitalbindung
- Aufdecken von Liquiditätstreibern
- Transparenz der Finanzlage
- Aufdeckung von inkonsistenten Unternehmensdaten
- Zinskostenverringerung und Einhaltung von Kreditlinien
- Nutzung von Skonti
Durch die Definition der Ziele, werden die Daten und deren Quellen wie DATEV, Bankkonten und Software im Unternehmen an die Speed Controlling Lösung angeschlossen. Im ETL Prozess werden die Daten aufbereitet und verknüpft. Damit entsteht eine mittelfristige, rollierende Liquiditätsplanung. Dies beinhaltet:
- Ausgang: Ist-Bestand am Anfang der Periode
- Zahlungsein- und ausgänge ermitteln planen und saldieren
- Mittelfristig bedeutet die Aufstellung eines Finanzplans für 12 Monate
- Täglicher / wöchentlicher Liquiditätsstatus aus FIBU zur rollierenden Fortschreibung
- Monatliche Planüberprüfung und -anpassung
- Rückkopplung an andere Unternehmensplanung
Die Auswertung mit Graphen und Tabelle zeigt den Liquiditätsplan und lässt frühzeitige Maßnahmen zu, um die Mittel im Unternehmen zu steuern.
Bankkonten Optimierung durch Cashpool
Als mögliche Optimierung der Unternehmensliquidität bietet es sich an, automatisierte Verfahren für das cash Pooling zu verwenden. Die verschiedenen Unternehmenskonten, bei unter Umständen verschiedenen Banken, werden automatisch durch eine Erweiterung des Speed Controllingsmoduls, täglich zum Bankenschluss gegeneinander über ein cash Pool Konto ausgeglichen. Hierdurch werden mögliche Kreditzinsen für Überziehung vermieden und mögliche Guthabenzinsen auf dem cash Pool Konto möglich.
Weitere Details können Sie mit dem Berater von Autowork, zum Thema cash Pooling, besprechen.
Datensicherheit
Private Cloud
SpeedControlling wird als Anwendung im Rahmen einer Private Cloud realisiert. Die Datenhaltung wird in einem deutschen Rechenzentrum mit deutscher Administration vorgenommen. Jeder Kunde von SpeedControlling bekommt eine eigene Private Cloud, in der seine Daten sicher vor dem Zugang Dritter aufbewahrt werden.
Größere Anwendungen können auch als On Premise Installation vor Ort im Rechenzentrum des Kunden realisiert werden.