DMS / Papierloses Büro
Dokumentenmanagementsysteme sind die Grundlage für digitale Geschäftsprozesse. Erst wenn alle Akten, Ablagen, Posteingänge und andere Dokumente digital erfasst sind, werden die Möglichkeiten für digitale Arbeitsabläufe nutzbar.
Wenn alle analogen Quellen in die digitalen Prozesse integriert werden, steigt die Effizienz des Kerngeschäftes im Unternehmen. Die Möglichkeiten der verteilten Arbeit, einer mobilen Dateneinsicht, Teamarbeit für extern sowie intern und effizienter Home Office Anwendung, werden mit dem Dokumentenmanagement möglich.
Am Anfang erscheint es unmöglich ohne Papier auszukommen. Schon weil viele Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden häufig Papier bevorzugen oder in gewissen Prozessen einsetzen. Untersucht man die Abläufe im Unternehmen stellt man fest, dass man sowohl interne als auch externe Dokumentenquellen einfach in die digitale Welt überführen kann.
Selbst Dokumente, die schon quasi digital als E-Mail Anhang verfügbar sind, machen häufig Probleme, wenn die Arbeitsprozesse für die digitale Ablage nicht durchgängig im Unternehmen gelöst ist. Dies lässt sich durch Einsatz heutiger weitverbreiteter Dokumenten-Management-Lösungen (DMS) zu überschaubaren Kosten lösen.
Man wird papierloses Büro, wenn schon die Eingangspost automatisiert digital umgewandelt wird. Hierfür gibt es erfolgreiche Konzepte, die es erlauben, sowohl das klassische Papier, schon vor dem Briefkasten zu digitalisieren, als auch interne Ablageprozesse und externe Kommunikation auf digitale Beine zu stellen.
Die Papier getriebenen Prozesse werden heute in den Unternehmen immer aufwendiger und teurer. Das Suchen von Dokumenten in Papierform ist aufwendig und verbraucht große Mengen an Arbeitszeit, die nicht produktiv eingesetzt werden kann. Um eine effiziente und schlanke Verwaltung zu ermöglichen, die schnell und effizient arbeiten kann, ist ein digitaler Ablage- und Suchprozess elementar. Studien zeigen, dass die Einsparungen durch die Digitalisierung bis zu 90 % der aktuellen Arbeitsleistung und Aufwendungen ausmachen kann.